Veelgemaakte workflowfouten en hoe je ze voorkomt

Volgens een enquête van Harvard Business Review geeft meer dan 90% van de werknemers de voorkeur aan automatiseringstools boven handmatige gegevensinvoer. Ze vinden dat technologie vervelende processen gemakkelijker maakt, waardoor tijd en geld worden bespaard. Heb je je ooit geïntimideerd gevoeld door handmatig workflowbeheer? Wat als er een manier was om het snel af te ronden? Met automatiseringstools wordt workflowbeheer veel eenvoudiger en minder tijdrovend.

Wat is een workflow?

Een workflow verwijst naar een reeks taken, acties of stappen die moeten worden voltooid om een specifiek doel binnen bedrijfsprocessen te bereiken. Workflowautomatiseringssoftware kan je bedrijf soepeler laten verlopen door repetitieve taken te automatiseren, productiviteit te verhogen met realtime inzichten en winsten te vergroten.

Veelgemaakte workflowfouten en effectieve strategieën om ze te vermijden

Fout 1: Een inefficiënte workflow gebruiken

Een inefficiënte workflow met te veel stappen en te veel complexiteit kan leiden tot vertragingen en fouten bij handmatige gegevensinvoer. Dit vertraagt je proces en verhoogt de kosten.

Het strategisch inzetten van workflowautomatiseringssoftware is de sleutel tot het optimaliseren van workflows. Deze tools helpen processen te stroomlijnen door overbodige stappen te verwijderen, taken te vereenvoudigen en de automatisering van repetitieve handelingen mogelijk te maken. Het ontwerpen van aangepaste workflows die aansluiten bij specifieke bedrijfsprocessen wordt eenvoudiger, wat de algehele efficiëntie en productiviteit verhoogt.

Voorbeeld
In een financiële afdeling kan een inefficiënte workflow inhouden dat onkostendeclaraties handmatig in meerdere systemen worden ingevoerd, wat leidt tot vertragingen en fouten. Als een medewerker een onkostendeclaratie per e-mail indient en een andere medewerker deze handmatig invoert in het boekhoudsysteem, is dit proces tijdrovend en foutgevoelig.

Met workflowautomatisering kan dezelfde onkostendeclaratie automatisch worden ingediend via een digitaal formulier en direct worden geïntegreerd in het boekhoudsysteem zonder handmatige tussenkomst. Dit elimineert vertragingen, vermindert fouten en versnelt het proces aanzienlijk.

Fout 2: Een inconsistente taakstroom gebruiken

Een inconsistente taakstroom bevat gaten, overlappingen en conflicten die leiden tot verwarring, duplicatie en tegenstrijdigheid. Dit vermindert uiteindelijk de kwaliteit en nauwkeurigheid van processen.

Workflowautomatiseringstools zijn cruciaal bij het creëren van consistente, logische taakreeksen. Ze zorgen ervoor dat elke taak systematisch wordt uitgevoerd en soepel overgaat naar de volgende. Deze tools helpen bij het behouden van heldere, georganiseerde workflows. De juiste tools maken het ook eenvoudig om rollen en verantwoordelijkheden toe te wijzen, zodat handmatige taken door de juiste teams worden beheerd, wat de workflow-integriteit handhaaft.

Voorbeeld
In een zorginstelling kan een inconsistente taakstroom optreden wanneer patiëntgegevens worden bijgewerkt door een verpleegkundige, maar niet direct worden doorgegeven aan de arts, wat leidt tot vertragingen in de behandeling en facturering. Wanneer de verpleegkundige het patiëntendossier bijwerkt, maar de arts dit pas later via handmatige communicatie ontvangt, leidt dit tot misverstanden en behandelingsvertragingen.

Met workflowautomatisering wordt de bijgewerkte patiëntinformatie onmiddellijk toegankelijk voor de arts en direct doorgestuurd naar de factureringsafdeling, waardoor continuïteit en nauwkeurigheid in patiëntbeheer worden gewaarborgd. Dit zorgt voor een soepele, logische voortgang van taken, vermindert vertragingen en verbetert de zorg voor patiënten.

Fout 3: Gebrek aan toezicht en monitoring

Een gebrek aan controle en monitoring kan leiden tot knelpunten en inefficiënties in je workflow. Zonder toezicht is het moeilijk om fouten te identificeren en processen te optimaliseren.

Het integreren van workflowautomatiseringstools met ingebouwde analyse- en rapportagemogelijkheden biedt realtime inzichten in procesprestaties. Dit helpt knelpunten te identificeren, workflowfouten te verminderen en verbeteringen door te voeren. Monitoringtools helpen ook bij het bijhouden van belangrijke KPI’s, waardoor teams proactief kunnen handelen en workflows kunnen optimaliseren op basis van data.

Voorbeeld
In een e-commercebedrijf kan een gebrek aan monitoring in het orderverwerkingsproces leiden tot gemiste bestellingen of vertragingen. Stel dat een klant een bestelling plaatst, maar door een systeemfout blijft de order onopgemerkt en wordt deze niet verwerkt. Dit resulteert in klantontevredenheid en mogelijk verlies van omzet.

Met workflowautomatisering kunnen monitoringtools het hele orderverwerkingsproces volgen en automatische meldingen verzenden bij vertragingen of fouten. Dit zorgt ervoor dat alle bestellingen tijdig worden verwerkt, de klanttevredenheid wordt verbeterd en de efficiëntie van het bedrijf toeneemt.

Fout 4: Verkeerd begrip van herinschrijving

Herinschrijving stelt objecten zoals contacten, leads of deals in staat om meerdere keren in een workflow te worden opgenomen. Onjuist gebruik van herinschrijvingsfuncties kan leiden tot ongewenste resultaten doordat objecten onnodig meerdere keren in workflows worden ingeschreven.

Wanneer herinschrijvingsfuncties correct worden gebruikt, kunnen ze de opvolginspanningen aanzienlijk verbeteren. Workflowautomatiseringstools bieden mogelijkheden om nauwkeurige herinschrijvingscriteria en triggers in te stellen, waardoor misbruik wordt voorkomen en een effectieve workflow wordt gegarandeerd.

Voorbeeld
In een marketingafdeling kan workflowautomatiseringssoftware specifieke criteria instellen voor herinschrijving, zodat alleen relevante items opnieuw worden verwerkt. Leads die niet hebben gereageerd op een e-mailcampagne binnen een bepaalde periode, kunnen automatisch opnieuw worden ingeschreven in een follow-upreeks. Dit voorkomt overcommunicatie met leads die al betrokken zijn bij de campagne.

Fout 5: Gebruik van conflicterende workflows

Conflicterende workflows zijn workflows die elkaars processen verstoren, wat kan leiden tot ongewenste effecten op dezelfde objecten.

Conflicterende workflows creëren inefficiënties en fouten. Door workflowautomatiseringssoftware te gebruiken om ervoor te zorgen dat workflows niet overlappen of tegenstrijdig zijn in termen van triggers, acties of doelen, kun je een harmonieuze en efficiënte workflowomgeving behouden.

Voorbeeld
In een IT-afdeling kan workflowautomatiseringssoftware een overzicht geven van alle actieve workflows, zodat het team conflicten kan identificeren en oplossen. Als één workflow probeert een gebruikersmachtigingsniveau bij te werken, terwijl een andere workflow het probeert te resetten, kan de automatiseringstool acties prioriteren om consistentie te behouden.

Fout 6: Ontbrekende feedback

Feedback is een essentieel onderdeel van elk workflowverbeteringsproces. Het helpt je te identificeren wat goed werkt en wat verbeterd moet worden. Het missen van feedback van klanten, medewerkers of andere belanghebbenden leidt tot gemiste kansen en ontevredenheid.

Workflowautomatiseringstools stroomlijnen het verzamelen en analyseren van feedback uit verschillende bronnen en zetten inzichten om in concrete verbeteringen. Deze tools stellen bedrijven in staat om feedbackmechanismen naadloos in hun workflows te integreren, waardoor continue verfijning en optimalisatie op basis van real-world input wordt gegarandeerd.

Voorbeeld
In een klantenserviceafdeling kan een workflowautomatiseringstool feedbackverzameling naadloos integreren in workflows, reacties automatisch analyseren en bruikbare inzichten doorsturen naar de relevante teams. Klantfeedback, verzameld via geautomatiseerde enquêtes, kan direct worden doorgestuurd naar het serviceteam ter beoordeling, waardoor continue verbeteringen op basis van realtime feedback mogelijk zijn.

Fout 7: Resultaten verkeerd of onregelmatig meten

Resultaten zijn de ultieme indicator van de effectiviteit van een workflow. Ze laten zien hoe goed een workflow zijn beoogde doel bereikt. Echter, fouten bij het nauwkeurig of regelmatig meten van workflowresultaten kunnen leiden tot onjuiste of misleidende conclusies.

Stel duidelijke, relevante meetcriteria en indicatoren in en verzamel en volg gegevens met behulp van betrouwbare en consistente methoden en tools. Workflowautomatiseringstools kunnen dit proces stroomlijnen door menselijke fouten te minimaliseren en analyse en rapportage te vergemakkelijken. Gebruik tools om resultaten te visualiseren op dashboards en deel aangepaste rapporten met belanghebbenden. Nauwkeurige metingen vormen de basis voor continue workflowoptimalisatie.

Voorbeeld
In een verkoopafdeling kunnen workflowautomatiseringstools automatisch prestatiegegevens bijhouden en compileren, waardoor rapporten en dashboards worden gegenereerd die duidelijke inzichten geven in de effectiviteit van workflows. Verkoopprestaties kunnen automatisch worden verzameld en gevisualiseerd op dashboards, zodat teams snel kunnen zien hoe goed ze hun doelen halen en waar verbeteringen mogelijk zijn.